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4工程項目管理項目溝通與協調(PCC)
1一般規定
2溝通程序和內容
3溝通管理計劃
4溝通的實施與反饋

項目溝通與協調是項目經理部為確保建設工程項目的順利實施,實現與業主的合同約定,而同各相關方就工程項目實施過程中的有關問題進行交流、協商、相互配合的行為,它應貫穿于建設工程項目實施的全過程。

項目溝通與協調的對象是與項目有關的所有組織和個人。項目經理部應通過與各相關方的有效溝通與協調,取得各方的認同、配合或支持,達到解決問題、排除障礙、形成合力、確保建設工程項目管理目標實現的目的。

項目經理部應建立項目溝通與協調管理系統,健全各項制度,并本著“嚴格守法、遵守公德”的原則,以維護各相關方的利益為前提,應用先進、實用的方法和手段,有效解決項目實施過程中的問題。

項目經理部應根據工程具體情況,建立溝通與協調管理系統,制定管理制度,并及時預見項目實施過程中各階段可能出現的矛盾和問題,制訂溝通計劃,明確溝通的內容、方式、渠道和所要達到的目標。

項目經理部應利用各種先進的方法和手段,在項目實施全過程與相關方進行充分、準確、及時的溝通與協調,并針對項目實施的不同階段出現的矛盾和問題,調整和修正溝通計劃。

項目經理部應運用現代信息和通信技術,以計算機、網絡通信、數據庫為技術支撐,對項目全過程所產生的各種溝通與協調信息進行匯總、整理,形成完整的檔案資料,使其具有可追溯性。

溝通與協調的內容涉及與項目實施有關的所有信息,尤其是需要在各相關方共享的核心信息,包括內部關系、近外層關系、遠外層關系等。

溝通管理計劃的編制應符合下列規定:

1 由項目經理主持編制;

2 根據建設、設計、監理單位的要求和規定編制;

3 根據與分包商簽訂的合同編制;

4 根據項目管理企業的相關制度編制;

5 根據國家法律法規和當地政府的有關規定編制;

6 根據工程的具體情況編制。

項目溝通管理計劃按內容分主要有:施工進度、質量、安全、成本、資金、環保、設計變更、索賠、材料供應、設備使用、人力資源、文明工地建設、思想政治工作等;按時間分主要有:項目管理實施規劃、年度計劃、半年計劃、季度計劃、月計劃、旬計劃、周計劃等。

項目溝通管理計劃應明確溝通的具體內容、對象、方式、目標、責任人、完成時間、獎罰措施等,并定期或不定期地進行檢查、考核和評價,確保溝通計劃落到實處。

內部關系的溝通與協調,主要包括項目經理部與項目管理企業、與內部作業層、以及項目經理部各職能部門和人員之間的各種關系等;溝通與協調應嚴格遵循項目管理企業的各項規章制度。

1.與項目管理企業之間的溝通與協調,主要依據《項目管理目標責任書》,由項目管理企業下達責任目標、指標,并實施考核、獎懲;

2.與內部作業層之間的溝通與協調,主要依據《勞務承包合同》和項目管理實施規劃。《勞務承包合同》由項目經理部與作業層協商簽訂,項目管理實施規劃由項目經理部根據《項目管理目標責任書》編制;

3.項目經理部各職能部門之間的溝通與協調,重點解決業務接口矛盾,應按照各自的職責和分工,顧全大局、統籌考慮、相互支持、協調動作。特別是對人力資源、技術、材料、設備、資金等重大問題,可通過工程例會的方式研究解決;

4.項目經理部人員之間的溝通與協調,通過做好思想政治工作,召開黨小組會和職工大會,加強教育培訓,提高整體素質來實現。

近外層關系的溝通與協調,是指由合同建立起來的與外單位的關系,主要涉及建設、設計、監理企業和分包商等。項目經理部在與這些單位進行溝通和協調時,應按照企業法定代表人的授權實施。

1.施工準備階段,項目經理部應要求建設單位按規定時間履行合同約定的責任,并配合做好征地拆遷等工作,為工程順利開工創造條件;要求設計單位提供設計圖紙、進行設計交底,并搞好圖紙會審;引入競爭機制,采取招標的方式,選擇施工分包和材料設備供應商

簽訂合同。

2.施工階段,項目經理部應按時向建設、設計、監理等單位報送施工計劃、統計報表和工程事故報告等資料,接受其檢查、監督和管理;對撥付工程款、設計變更、隱蔽工程簽證等關鍵問題,應取得相關方的認同,并完善相應手續和資料。對施工單位應按月下達施工計劃,定期進行檢查、評比。對材料供應單位嚴格按合同辦事,根據施工進度協商調整材料供應數量。

3.竣工驗收階段,按照建設工程竣工驗收的有關規范和要求,積極配合建設單位搞好工程驗收工作,及時提交有關資料,確保工程順利移交。

遠外層關系的溝通與協調,是指由法律、法規和社會公德等決定的關系,主要涉及政府有關職能部門如建委、城管、環保、公安、司法等,新聞機構,社區街道及其居民等。項目經理部應自覺以法律、法規和社會公德約束自身行為,在出現矛盾和問題時,首先應取得政府部門的支持、社會各界的理解,按程序溝通解決;必要時借助社會中介組織的力量,調節矛盾、解決問題。

對項目實施各階段出現的矛盾和問題,項目經理部應根據溝通與協調的進展情況和結果,按程序要求通過各種方式及時將信息反饋給各相關方,實現共享,提高溝通與協調的效果。

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