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4工程項目管理項目合同管理(PCA)
1一般規定
2合同管理的程序
3合同評審
4合同簽訂和制定實施計劃
5合同實施控制
6合同終止和后評價

合同是建設工程項目的運作手段。合同管理的目標是通過合同的簽訂、合同實施控制等工作,全面完成合同責任,保證建設工程項目目標和企業目標的實現。

承包人的合同管理工作應包括對與發包人簽訂的承包合同,以及對為完成承包合同所簽訂的分包合同、材料和設備采購合同、勞務供應合同、加工合同等的管理。

合同管理是建設工程項目管理的核心,是綜合性的、全面的、高層次的、高度準確、嚴密、精細管理工作。

承包人應設立專職機構或專職人員負責合同管理工作。

承包人的合同管理過程主要包括:

(1)產品要求的評審。

(2)合同簽訂和實施計劃。

(3)合同實施控制。

(4)合同后評價。

合同管理程序應貫穿于建設工程項目管理的全過程,與范圍管理、工程招標投標、質量管理、進度管理、成本管理、信息管理、溝通管理、風險管理緊密相連。

在投標報價、合同談判、合同控制和處理索賠問題時,合同管理要處理好與發包人、分包人、以及其他相關各方的經濟關系,應服從項目的實施戰略和企業的經營戰略。

合同評審應在簽訂合同前進行,其目的是全面和正確理解招標文件和合同條件,為了制定合同實施計劃、投標報價、合同談判和簽訂提供依據。

合同評審應包括如下內容:

1.招標工程和合同的合法性審查;

2.招標文件和合同條款的完備性審查;

3.合同雙方責任、權益和工程范圍確定;

4.產品要求的評審

5.投標風險和合同風險評價。

承包人應仔細研究合同文件的每一個細節問題和發包人所提供的各種信息,弄清發包人的意圖和要求。如在招標文件發現問題,或不理解的地方,應與發包人及時澄清,并以書面方式確定。

合同評審過程中應綜合考慮承包工程的特點、發包人提出的要求和合同要求、發包人的資信、承包人自身的情況,應考慮工程項目及其所在地的政治、法律、經濟、發包人的情況、自然條件等環境狀況。

合同簽訂和制定實施計劃是對完成工程承包合同的人員組織、方法、措施、程序等方面的安排。它應是項目管理規劃的重要部分。

合同簽訂和制定實施計劃包括:

1.工作方式的選擇。對工程范圍內的工程和工作,承包人可以自己完成工程,也可以與其他單位合作完成。合作方式可能有工程分包,與其他單位聯營承包,或成立聯合公司承包等。工作方式的選擇應考慮充分發揮各自的技術、管理、財力、與發包人的聯系等優勢,以共同承擔風險。

2.合同簽訂和執行戰略。包括投標報價策略、合同談判和簽訂的制定。承包人必須就所欲參加投標的工程對企業的貢獻、履行合同的實施策略、面臨重大問題或風險時的策略等進行決策。

3.確定施工方案。施工方案是工程預算和標價的依據,是發包人對投標書的要求,也是發包人選擇承包人的重要決定因素。

4.承包人必須按實際情況就為全面完成招標文件所規定的義務,并考慮合同條件,編制工程預算。在此基礎上,綜合考慮承包人的經營策略、市場競爭激烈程度、工程特點、合同的風險程度等因素,制定投標報價策略,確定投標報價。

5.承包人應按照招標文件的要求正確填寫投標書,并準備相應的投標文件,在投標截止日期前送達發包人。

6.在合同實施計劃中應注意合同體系的協調。承包人應盡量了解發包人對該項目的合同體系。承包人也應對企業同時承接的合同作總體協調安排。承包人的各個分包合同及擬由內部完成的工程(或工作)合同責任的分配應能涵蓋承包合同總體責任,在價格、時間進度、組織等方面努力達到協調。

7.建立合同實施的保證體系,以保證合同實施過程中的一切日常事務性工作有秩序地進行,使工程項目的全部合同事件處于控制中,保證合同目標的實現。

(1)合同管理實施控制工作必須程序化、規范化,建立定期和不定期的協商會辦制度,建立如圖紙批準程序、工程變更程序、分包人索賠程序、分包人的賬單審查程序、工程檢查驗收程序、進度付款賬單的審查批準程序、工程問題的請示報告程序等一些特殊工作程序。

(2)建立合同管理文檔系統。應建立與相適應的編碼系統和文檔系統,將各種合同資料能方便的進行保存與查詢。

8 建立合同文件溝通方式。承包人和發包人、監理工程師、分包人之間的有關合同的文件溝通都應以書面形式進行。

合同交底

在合同實施前,合同談判人員應對項目管理人員和有關人員進行合同交底。合同交底應包括合同的主要內容,合同實施的主要風險,合同簽訂過程中的特殊問題,合同實施計劃的主要內容,各種合同責任和合同事件的責任分解落實情況。

合同實施監督

承包人應監督項目經理部、分包人嚴格執行合同,并做好各分包人的協調和管理工作。同時也應督促發包人執行其合同責任,以保證工程順利進行。

合同跟蹤和診斷

1.承包人應全面收集并分析合同實施的信息與工程資料,將合同實施情況與合同分析資料進行對比分析,找出其中的偏離。

2.承包人對合同履行情況做出診斷。合同診斷包括:合同執行差異的原因分析、合同差異責任分析、合同實施趨向預測。及時通報合同實施情況及問題,提出合同實施方面的意見、建議、甚至警告。

對于發現的問題,承包人應及時采取對應的管理措施。防止問題的擴大和重復發生。

承包人的合同變更管理包括變更談判、變更的處理程序,落實變更的措施,修改變更相關的資料,檢查變更措施的落實情況。

承包人的索賠管理包括與發包人、分包人、供應商之間的索賠和反索賠。

1.索賠工作包括以下內容:

(1)在合同的簽訂、工程實施過程中注意預測索賠機會。

(2)在合同實施中尋找和發現索賠機會。

(3)對由于干擾事件引起的損失,向按照合同所規定的程序及時向對方(發包人或分包人等)提出索賠要求。

在此過程中應尋找和收集索賠證據和理由,調查和分析干擾事件的影響,計算索賠值,起草并提出索賠報告。

2.承包人的反索賠工作包括:

(1)反駁對方不合理的索賠要求。對收到的對方的索賠報告進行審查分析,收集反駁理由和證據,復核索賠值,起草并提出反索賠報告。

(2)通過合同管理,防止索賠事件的發生。

合同按約定履行結束后,合同即告終止。承包人應及時進行合同后評價,總結合同簽訂和執行過程中的利弊得失、經驗教訓,作為改進以后工程合同管理工作的借鑒。分析的情況應進行總結,提出分析報告。

合同后評估應包括如下內容:

1.合同簽訂情況評價。

2.合同執行情況評價。

3.合同管理工作評價。

4.對本項目有重大影響的合同條款的評價。

5.其他。

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